Afhankelijk van de relatie die wij met u hebben, kunnen we volgende categorieën van gegevens verwerken, voor zover mogelijk aangevuld met de datum van registratie of wijziging :

Algemene informatie :

• Naam, voornaam, geslacht, taal, geboortedatum
• adres, vaste/mobiele telefoon, e-mailadres
• rekeningnummer
• Indien u een professional bent : informatie betreffende uw bedrijf (naam, rechtsvorm, adres, vaste/mobiele telefoon, BTW-nummer, ondernemingsnummer, fleetinformatie)
• Enz.

Informatie betreffende uw voertuig

• Merk/model van uw huidige voertuig, merk/ model waarvoor u interesse toont
• Administratieve informatie betreffende aankopen van producten en/of diensten, waaronder aankoop, herstelling, onderhoud enz. ( type product of dienst, prijs, levering, chassisnummer, nummerplaat, aantal kilometers, …)
• Informatie betreffende het gebruik, de werking, de staat en performantie van uw voertuig, geregistreerd naar aanleiding van de uitvoering van een onderhoud, diagnose of herstelling.
• Klantenhistoriek
• Boekhoudkundige informatie
• Enz.

Bijkomende informatie die u zonder verplichting meedeelt

• Pertinente informatie voor het voeren van een gepersonaliseerde marketing communicatie : gezinssamenstelling, hobby’s, …
• Enz.

Informatie afkomstig van derde partijen

Wij kunnen gegevens verzamelen die op u betrekking hebben of uw gegevens aanvullen met informatie die wij ontvangen via derde partijen waaronder Volvo Car Belux NV, social media platformen of externe bedrijven.

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om, vóór de sluiting van een overeenkomst, maatregelen te nemen op uw verzoek :

In dergelijk geval worden de gegevens meerbepaald verwerkt met het oog op :

• De opmaak, aanvaarding en opvolging van uw bestelling (incl. testrit), het algemene klantenbeheer, dienst na verkoop, garanties, invordering, … ;
• Het verstrekken van informatie over updates of wijzigingen aan onze producten en diensten, zoals, maar niet beperkt tot, wijzigingen aan onze algemene voorwaarden en beleidsregels ;
• Voor de organisatie, co-organisatie of sponsoring van evenementen
• Onderhoud, diagnose, depannage en herstellingen van uw voertuig;
• Boekhoudkundige en fiscale doeleinden (incl. overdracht van schuldvorderingen aan derden);
• Bestrijding van eventuele fraude en misbruiken en het beheer van geschillen en juridische procedures.

U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor een of meer specifieke doeleinden :

In dergelijk geval worden de gegevens meerbepaald verwerkt met het oog op:

• De behandeling van elk van uw specifieke aanvragen (versturen van nieuwsbrief, brochure, antwoorden op uw vragen, opvolging van uw deelneming aan onze wedstrijd, …) ;
• Gebruik voor marketing communicatie ;
• Doorgave van uw gegevens aan geidentificeerde commerciële partners, in het kader van de aanvraag van een vezekering, lening, leasing enz.
• Doorgave van uw gegevens aan co-organisatoren of andere sponsoren van evenementen
• Het versturen van promotionele e-mails over onze producten en diensten die wij, conform de wetgeving, op basis van uw impliciete toestemming mogen sturen indien u uw e-mailadres aan ons heeft meegedeeld in het kader van een aankoop. U kunt zich op elk ogenblik kosteloos tegen dit gebruik van uw e-mailadres verzetten (uitschrijven is eenvoudig mogelijk via de toegevoegde link onderaan elke e-mail);

U kan uw toestemming op elk moment herroepen (zie verder)

De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (uitoefening van onze economische activiteiten):

In dergelijk geval worden de gegevens meerbepaald verwerkt met het oog op:

• Analyse en opstellen van marketing profielen (incl. on line, social media en hobby’s) door ons en via door ons gekozen leveranciers ;
• Centralisatie, combinatie en verrijking van uw gegevens, in voorkomend geval gebruik makend van nuttige informatie afkomstig van externe partijen ;
• Verbetering van onze producten en diensten ;
• Uitvoeren van marktanalyse, financieel beheer en rapportering ;
• Voor de bestrijding van eventuele fraude en misbruiken en het beheer van geschillen en juridische procedures.

De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn:

In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te verwerken (bv. fiscale, boekhoudkundige verplichtingen, carpass) en/of mee te delen aan de overheid of bij wet bepaalde instanties.

Uw gegevens kunnen aan volgende derden worden meegedeeld :

• Aan onze onderaannemers, in het kader van diensten die zij voor onze rekening verstrekken (bv. call centers, reclame-agentschappen, IT service providers, …) ;
• Aan Volvo Car Belux, Hunderenveldlaan 10, 1082 Brussel;
• Aan onze ev. rechtsopvolgers;
• Aan onze commerciële partners, op uw verzoek, voor de aanvraag van een financieel product, waarborg, lening, leasing of verzekering;
• Aan bepaalde partners die dienst doen als interface voor onze advertenties zoals Social Media, Google, en andere mogelijke kanalen;
• Wanneer wij, ter goeder trouw, geloven dat de mededeling van uw gegevens nodig is om uw of onze rechten te beschermen, bv. om schendingen van onze algemene voorwaarden te onderzoeken of om fraude of andere veiligheidsproblemen te detecteren, te voorkomen of te onthullen.

Overdracht van uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Onze onderaannemers kunnen uw gegevens overdragen buiten de Europese Economische Ruimte. In dergelijk geval worden uw gegevens specifiek beschermd, overeenkomstig de verplichtingen van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Wanneer u een van onze prospecten bent, bewaren wij uw gegevens gedurende 24 maanden vanaf de datum van uw laatste interactie of bij gebrek daaraan, vanaf de registratie van uw gegevens in onze database.

Wanneer u bij ons klant bent, bewaren wij uw gegevens gedurende 10 jaar vanaf uw laatste bezoek of interactie.

Wanneer u geabonneerd bent op onze nieuwsbrief worden uw abonnementsgegevens bewaard zolang u zich niet uitschrijft.

Archivering voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen en bewijsdoeleinden :

Voor andere doeleinden kan het zijn dat persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, bijvoorbeeld om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en (bv. boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) of om bepaalde gegevens als juridisch bewijs te kunnen voorleggen bij geschillen.

Deze gearchiveerde gegevens zijn slechts beperkt toegankelijk.

Wij treffen de nodige en passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen manipulatie, verlies, vernietiging, wijziging en toegang door onbevoegden.

Uw rechten en manieren om ons te contacteren

U hebt recht op toegang tot uw gegevens opgenomen in ons bestand. U hebt tevens het recht ons te verzoeken onjuiste gegevens over u te corrigeren of onvolledige informatie aan te vullen.

Indien de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op uw toestemming kan u die op elk moment herroepen.

U hebt het recht te verzoeken dat uw gegevens volledig worden verwijderd uit onze database in de gevallen vermeld in de wet (recht op vergetelheid). In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. In dit geval gebruiken we uw persoonsgegevens niet meer totdat het geschil opgelost is.

Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft meegedeeld. In dergelijk geval zullen uw gegevens overgedragen worden aan de door u opgegeven bestemmeling.

U kan zich steeds verzetten, zonder opgave van reden, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens, dwz vragen dat we ze niet meer gebruiken voor direct marketing doeleinden evenals tegen het gebruik ervan voor het opstellen van marketingprofielen.

Door in te loggen op uw GDPR-portaal kan u uw persoonsgegevens bekijken en eventueel wijzigen. Ook de communicatie kanalen via dewelke u door ons gecontacteerd wenst te worden (e-mail, post, telefoon, GSM, SMS) kunnen eenvoudig en individueel door u “aan” en “uit” worden gezet.

Voor andere vragen rond uw persoonsgegevens en het gebruik van uw rechten inzake privacy dient u ons schriftelijk te contacteren. Wij behouden ons het recht voor u te verzoeken ons een bewijs van uw identiteit voor te leggen (om te voorkomen dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen).

U kan uw aanvraag richten naar volgend adres: [e-mailadres]

Als u ons uw aanvraag per e-mail stuurt zullen wij - behoudens u ons daartoe andere instructies zou geven - deze ook per e-mail beantwoorden.

Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, verwerken wij uw aanvraag binnen een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf het moment dat we in het bezit zijn van alle elementen die nodig zijn voor de behandeling ervan. Indien uw aanvraag complex is, kan deze periode eventueel met maximaal twee maanden verlengd worden, maar in dergelijk geval zullen wij u hierover vooraf informeren.

U kan zich bovendien steeds richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan commission@privacycommission.be.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld in geval van wijzigingen aan onze producten of diensten of aan de geldende wetgeving. Wij raden u bijgevolg aan deze privacyverklaring regelmatig na te lezen.